江西师范大学研究生档案管理实施办法（试行）

第一章　总则

第一条　研究生档案管理是研究生教育管理工作的重要组成部分。为适应学校研究生档案管理工作的需要，实现研究生档案管理规范化、制度化、科学化。根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及学校研究生管理工作相关规定，制定本办法。

第二条　研究生档案是记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

第二章档案管理部门及职责

第三条研究生档案由各学院保存管理。

第四条党委研究生工作部对各学院研究生档案管理工作进行督促、指导与检查。各学院具体负责研究生新生档案审查；在校研究生档案材料的收集、整理、查阅、归档、移交及安全保密等日常管理工作。

第三章　档案材料范围

第五条　研究生在校期间档案材料的归档范围：

研究生录取登记表、研究生学籍表、研究生毕业登记表、学位申请书、授予学位文件、报到证“白联”、党员档案(入党积极分子档案)、奖惩文件以及学院认为可归档的相关材料等。

第四章档案的接收与审查

第六条研究生新生入学前应按照学校研究生招生的有关要求，将入学前的档案及时完整地寄到研究生所在学院。普通定向培养研究生、少数民族骨干计划（在职）研究生、思想政治骨干计划（在职）研究生、大学生退役士兵计划（在职）研究生，档案可以不调入我校，但须向学院提交定向培养协议书（一式三份），待档案审核结束后，学院统一将定向培养协议书提交给党委研究生工作部。

第七条各学院负责接收新生档案，按培养类型、年级等层次存放到具备防火、防盗、防潮、防虫的铁制档案柜中，并建立研究生档案目录。

第八条新生应及时与辅导员（班主任）联系了解档案到校情况。

第九条各学院负责新生档案的审查工作，对新生入学前档案材料审核完成后，应及时密封学生档案并加盖院公章，档案袋上编注学生学号，存入指定的档案柜。

第十条新生党员档案材料按学校党委组织部有关要求进行存放与管理。

第五章档案材料的收集与归档

第十一条各学院负责研究生在校期间档案材料的收集，并确保档案材料的真实性和完整性，在研究生毕业时应及时将其在校期间档案材料进行归档。

第十二条各类档案材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，文字要清晰。

第十三条学院应按照党委研究生工作部的时间安排，及时归集、整理并密封毕业研究生档案。

第六章　档案的查阅与纪律

第十四条　研究生本人不得查阅个人档案，如确有极特殊原因需查阅研究生档案，研究生应提交档案查阅申请经学院负责人同意后，由档案管理人员陪同方可查阅，并办理档案查阅登记手续。

第十五条　校外人员因工作需要查阅研究生档案，应由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经学院主要领导批准后，档案管理人员陪同方可查阅，并按规定予以登记。

第十六条　研究生档案不予外借。

第十七条　任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换、拍摄、复制档案内容和档案材料。

第十八条　任何人查阅档案后，必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第十九条　研究生档案只能在研究生所在学院查阅。

第二十条　未经批准，任何单位不得私自扣留应归档材料。

第二十一条　档案管理人员要根据档案管理规定开展各项工作，如利用职务之便不按规定操作，视情节追究责任，情节严重者给予处分。

第七章　档案的转递

第二十二条　毕业研究生档案由各学院根据相关要求整理归档后，学院进行密封，辅导员（班主任）在密封骑缝处签字并加盖学院公章，及时移交给党委研究生工作部，由党委研究生工作部统一交机要局寄出。

第二十三条　各学院应根据毕业生的就业信息做好档案寄送地址的核对工作，确保毕业生档案及时成功转递。

第二十四条　未落实就业单位、出国出境的研究生，档案转递回生源地。

第二十五条入学时未将人事档案调入我校的定向培养研究生，在我校学习期间产生的档案材料（学籍档案），毕业时定向培养研究生所在的工作单位有档案接收权的，档案转递到工作单位；无档案接收权的，经工作单位出具相关证明，档案转递到工作单位所挂靠的人才市场或毕业生生源地。

第二十六条研究生档案若因特殊情况需个人提取的，须提供档案接收单位调档介绍信和提档人有效身份证件。

第八章　附则

第二十七条　本办法解释权归党委研究生工作部。

         第二十八条　本办法自发布之日起试行。